Intro

Kooter: van WooCommerce naar Shopify, met behoud van Multivers-orderverwerking

Een Shopify-migratie voor de B2B- en B2C-activiteiten van Kooter in tuinmaterialen, inclusief een maatwerkkoppeling van Shopify naar Exact Multivers voor orderverwerking, datamapping, validatie, foutafhandeling en monitoring.

250+

In de laatste 8 jaar werkten we met 200+ (e-commerce) bedrijven.

735

Onze automatiseringen nemen elke dag 735 FTE aan werk uit handen.

Achtergrond

Over /

Kooter

Kooter verkoopt tuinmaterialen zoals zand, houtsnippers en schelpen aan zowel zakelijke als particuliere klanten. Voor de start van het project werkte Kooter met een WordPress/WooCommerce-webshop die gekoppeld was aan een lokale installatie van Exact Multivers. Daarnaast werden veel bestellingen die telefonisch of per e-mail binnenkwamen nog handmatig in Multivers ingevoerd. Ook een externe transportpartij maakte onderdeel uit van het bredere operationele proces. De overstap naar Shopify moest daarom meer zijn dan alleen de vervanging van de webshop. De bestaande administratieve werkwijze moest behouden blijven. Shopify moest het online bestelproces ondersteunen, terwijl Exact Multivers verantwoordelijk bleef voor de relevante orderverwerking.

De uitdaging

Een standaardkoppeling was hiervoor niet voldoende. Bestellingen uit Shopify moesten als opdrachten in Multivers terechtkomen, met de juiste datastructuur en veldmapping. Tegelijkertijd moest de koppeling rekening houden met situaties die in een actieve e-commerceomgeving kunnen voorkomen, zoals dubbele webhookmeldingen, ontbrekende SKU- of verzendgegevens, verschillen in datamapping en momenten waarop het achterliggende systeem tijdelijk niet beschikbaar is. Ook de overgang van test naar productie vroeg om een zorgvuldige aanpak. Het team onderzocht eerst hoe een webshoporder werd verwerkt binnen de testomgeving van Kooter in Multivers. Op basis daarvan werden de mapping en verschillende testscenario's uitgewerkt. Tijdens dit proces kwamen onder andere verschillen in productvarianten naar voren en werd duidelijk welke gegevens vanuit Multivers konden worden aangeleverd en welke gegevens vanuit Shopify moesten komen.

De oplossing

Duxly ontwikkelde een betrouwbare koppeling tussen Shopify en Exact Multivers, waardoor webshopbestellingen automatisch in de administratie terechtkomen zonder dat handmatige exports of dubbele invoer nodig zijn. Elke nieuwe bestelling of refund wordt eerst veilig ontvangen en vastgehouden voordat deze verder wordt verwerkt. Het systeem controleert of alle benodigde informatie compleet en bruikbaar is, zoals productcodes en aflevergegevens, voordat de opdracht in Multivers wordt aangemaakt. Daarnaast herkent de koppeling dubbele meldingen, zodat dezelfde bestelling niet per ongeluk meerdere keren wordt verwerkt. Wanneer gegevens ontbreken of niet overeenkomen, raakt de bestelling niet verloren en wordt deze ook niet ongemerkt verkeerd verwerkt. De order wordt gemarkeerd in het maatwerkdashboard dat voor Kooter is ontwikkeld. Vanuit dit dashboard kan het probleem worden gecontroleerd en kan na correctie handmatig een nieuwe verwerkingspoging worden gestart. Hierdoor heeft Kooter een duidelijke procedure voor uitzonderingssituaties, terwijl de oorspronkelijke bestelling behouden blijft. De werkzaamheden van Duxly omvatten daarmee het volledige orderproces: het koppelen van de systemen, het vertalen en mappen van de benodigde gegevens, het valideren van deze gegevens vóór verwerking en het bieden van inzicht wanneer een uitzondering aandacht vereist.

Resultaten

Resultaat

Kooter beschikt nu over een Shopify-naar-Multivers-proces dat is ingericht op controle over de data, in plaats van op een eenvoudige, eenzijdige overdracht. Ordergebeurtenissen vanuit Shopify worden via een betrouwbare wachtrij verwerkt, geldige bestellingen worden doorgestuurd naar Multivers, dubbele verwerking wordt voorkomen en uitzonderingen zijn zichtbaar en herstelbaar. Daarnaast heeft het project de operationele regels rondom de orderverwerking explicieter gemaakt. Kortingen uit de webshop worden vertaald naar het formaat dat Multivers verwacht en volledige en gedeeltelijke refunds worden op verschillende manieren afgehandeld. Juist dit soort details zijn vaak bepalend voor het succes van een boekhoudkundige integratie en kunnen problemen veroorzaken wanneer een koppeling te generiek wordt opgezet. Het resultaat is een beter beheersbare basis voor de orderverwerking vanuit Shopify, waarbij monitoring en foutafhandeling vanaf het begin zijn meegenomen. De koppeling kan in de toekomst verder worden uitgebreid, waarbij rekening moet worden gehouden met de bestaande functionele en technische grenzen.

oplossing