Intro

PartTracker: productdata centraal in Odoo

PartTracker brengt productdata, prijzen en voorraad samen in Odoo. Duxly bouwde de maatwerkroutes voor publicatie naar 2BA, directe ETIM-verrijking en een export naar Automa.Net, met monitoring die de status van elke koppeling zichtbaar maakt.

250+

In de laatste 8 jaar werkten we met 200+ (e-commerce) bedrijven.

735

Onze automatiseringen nemen elke dag 735 FTE aan werk uit handen.

Achtergrond

Over /

PartTracker

PartTracker beheert een groot technisch productassortiment. Dezelfde productinformatie moet bruikbaar zijn in het eigen systeem én bij externe platforms. Tijdens de overstap van Microsoft Dynamics naar Odoo bleef Lightspeed aanvankelijk de webshop verzorgen. Ook 2BA, Automa.Net en een Google Sheet maakten deel uit van het productlandschap. Voorraad, prijzen, beschrijvingen en technische kenmerken liepen daardoor via verschillende routes. Elk systeem stelde eigen eisen aan velden, bestandsformaten en productnummers. De overstap vroeg dus niet alleen om nieuwe koppelingen, maar ook om duidelijke afspraken: welk systeem is waarvoor leidend, en welke tussenstappen kunnen verdwijnen? Standaardkoppelingen bestaan, maar PartTracker had meer nodig dan gegevens doorsturen. Het maatwerk zat in de combinatie van variantgegevens, verschillende publicatieformaten en het beschermen van bestaande productcontent. Een lege partnerwaarde mocht bijvoorbeeld geen gevulde beschrijving in Odoo wissen.

De uitdaging

De uitdaging en aanpak

Duxly werkte in fases. Eerst werden de routes rond Odoo opgebouwd. Nadat de Odoo-webshop in gebruik was genomen, konden de productstromen daarop worden aangepast. Odoo werd leidend voor productdata, voorraad en prijzen; 2BA bleef de bron voor ETIM-classificaties en aanvullende technische content. De eerste stap was betrouwbare productmatching. SKU’s moesten bruikbaar en uniek zijn, met geldige GTIN/EAN-waarden waar het 2BA-proces die vereiste. Ook moesten variantgegevens op het juiste niveau in Odoo terechtkomen. Zonder die basis kan zelfs een technisch geslaagde overdracht informatie aan het verkeerde product koppelen. Daarna testte Duxly mappings met gecontroleerde producten en bestanden. Verwerkte ETIM-batches werden opnieuw uitgelezen om de opgeslagen gegevens te controleren. PartTracker bleef verantwoordelijk voor de kwaliteit van de brondata en de zakelijke validatie; Duxly verzorgde de integraties en technische verificatie.

De oplossing

Voor publicatie naar 2BA bouwde Duxly een dagelijks proces dat Odoo-productgegevens omzet naar een SALES005 PriceCatalogue XML-bestand. De koppeling valideert de beschikbare data, verpakt het bestand en levert het via SFTP aan. Deze publicatiestroom staat los van de verrijking die vanuit 2BA terugkomt. De ETIM-verrijking loopt rechtstreeks van 2BA naar Odoo, zonder Lightspeed als tussenstation. Beschikbare classificaties en specificaties worden bij de bijbehorende producten opgeslagen. Technische specificaties krijgen een leesbare weergave; bestaande handmatige beschrijvingen en documentvelden blijven behouden. De verwerking houdt rekening met onvolledige brondata. Producten zonder bruikbare 2BA-content worden overgeslagen. Lege waarden overschrijven geen gevulde velden. Een vergelijking met eerder verwerkte content voorkomt dat ongewijzigde gegevens steeds opnieuw worden geschreven. Zo blijft de verwerking gericht op wat daadwerkelijk is veranderd. Daarnaast bouwde Duxly een XLSX-export vanuit Odoo voor Automa.Net, met overdracht via FTP. Een apart proces verwerkt bruikbare media vanuit 2BA. De Google Sheets-integratie werd verwijderd nadat PartTracker had bevestigd dat deze niet langer nodig was. Om deze routes te kunnen volgen, ontwikkelde Duxly een read-only integratiemonitor. Die brengt vier koppelingen bij elkaar: ETIM-verrijking, mediaverwerking, de 2BA-catalogusfeed en de Automa.Net-export. Per route toont de monitor onder meer de laatste poging, laatste succesvolle uitvoering, meest recente fout en volgende verwachte run. Daardoor is zichtbaar of een proces alleen gestart is of ook succesvol is afgerond.

Resultaten

Het resultaat is een productarchitectuur waarin Odoo centraal staat en de verantwoordelijkheid per gegevensstroom duidelijker is. ETIM-content kan rechtstreeks naar Odoo, zonder de eerdere route via Lightspeed. De overbodig geworden Google Sheet is uit de keten gehaald. De waarde zit ook in de controles onderweg. Validatie van identifiers beschermt de productmatching. Bestaande content blijft behouden wanneer een partner geen bruikbare aanvulling levert. En wijzigingen worden gericht verwerkt, in plaats van productvelden onvoorwaardelijk opnieuw te vullen. De monitor maakt beheer onderdeel van de architectuur. PartTracker en Duxly kunnen per koppeling zien welke uitvoering aandacht vraagt. Daarmee is een gebouwde koppeling niet automatisch een onbeperkte succesclaim: de daadwerkelijke uitvoering blijft zichtbaar en controleerbaar. Voor bedrijven met meerdere productbestemmingen laat deze case zien waar maatwerk waarde toevoegt: niet bij het simpelweg verbinden van twee systemen, maar bij het bewaken van eigen productregels over de hele keten.

oplossing